Invitation letter atau surat undangan adalah dokumen yang digunakan untuk mengundang seseorang ke sebuah acara tertentu, seperti pernikahan, ulang tahun, pertemuan bisnis, atau acara formal lainnya. Membuat surat undangan yang baik memerlukan pemahaman tentang format, bahasa, dan informasi yang perlu disampaikan. Artikel ini akan menjelaskan langkah-langkah membuat invitation letter, formatnya, dan memberikan contoh.
Baca Juga : Recount Text: Pengertian, Struktur, dan Contoh
Langkah-Langkah Membuat
- Tentukan Jenis Acara
Tentukan terlebih dahulu jenis acara yang akan Anda undang, misalnya acara formal (rapat, seminar) atau non-formal (ulang tahun, pesta). - Gunakan Bahasa yang Sesuai
- Untuk acara formal, gunakan bahasa yang sopan, formal, dan profesional.
- Untuk acara non-formal, Anda bisa menggunakan bahasa yang santai dan ramah.
- Format
Gunakan format berikut:- Header: Nama pengirim, alamat, dan tanggal surat.
- Salutation: Sapaan kepada penerima (Dear Mr./Ms./Dr.).
- Body: Isi surat yang mencakup tujuan undangan, waktu, tempat, dan rincian lainnya.
- Closing: Penutup yang ramah atau formal.
- Signature: Nama pengirim dan jabatan (jika diperlukan).
- Tambahkan Informasi Penting Pastikan surat undangan mencantumkan informasi berikut:
- Nama acara
- Tanggal dan waktu
- Lokasi acara
- RSVP (jika diperlukan)
Format Invitation Letter
[Your Name]
[Your Address]
[City, State, ZIP Code]
[Date]
[Recipient Name]
[Recipient Address]
[City, State, ZIP Code]
Dear [Recipient Name],
Subject: Invitation to [Event Name]
We are delighted to invite you to [event name] that will be held on [date] at [time]. The event will take place at [venue/location].
The purpose of this event is to [state the purpose, e.g., celebrate a birthday, conduct a meeting, discuss a project, etc.].
We would be honored by your presence and hope you can join us for this special occasion. Please let us know by [RSVP deadline] if you will be able to attend.
We look forward to seeing you there!
Best regards,
[Your Name]
[Your Contact Information]
Contoh Invitation Letter
Contoh 1: Undangan Formal (Meeting)
John Smith
XYZ Corporation
123 Business Avenue
New York, NY 10001
March 15, 2024
Ms. Sarah Johnson
ABC Inc.
456 Corporate Road
Los Angeles, CA 90012
Dear Ms. Johnson,
Subject: Invitation to Annual Business Meeting
We are pleased to invite you to the Annual Business Meeting of XYZ Corporation, which will be held on March 25, 2024, at 10:00 AM at the Grand Ballroom, Hilton Hotel, New York.
The meeting will cover the review of our financial performance, upcoming projects, and strategic plans for the next fiscal year. Your insights and contributions would be greatly valued.
Kindly confirm your attendance by March 20, 2024, via email at john.smith@xyzcorporation.com or call us at (123) 456-7890.
Looking forward to your presence.
Sincerely,
John Smith
CEO, XYZ Corporation
Contoh 2: Undangan Non-Formal (Ulang Tahun)
Jessica Brown
Sunrise Street 45
San Diego, CA 92103
April 1, 2024
Dear Sarah,
You’re Invited!
I am thrilled to invite you to my 10th birthday party! The celebration will take place on April 10, 2024, from 3:00 PM to 6:00 PM at Funland Park, 123 Happy Lane, San Diego.
There will be games, cake, and lots of fun surprises! Please let me know by April 5, 2024, if you can make it.
Can’t wait to see you there!
Love,
Jessica
Tips
- Pastikan semua informasi sudah lengkap dan jelas.
- Gunakan bahasa yang sesuai dengan jenis acara.
- Periksa tata bahasa dan ejaan sebelum mengirim surat.
- Jika undangan dalam bentuk digital, pastikan desainnya menarik.
Dengan memahami cara membuat invitation letter, format dan contoh yang telah dijelaskan, Anda dapat membuat surat undangan yang jelas, sopan, dan profesional. Pastikan Anda menyampaikan semua informasi penting dan menyusun surat dengan baik agar penerima undangan merasa dihargai dan dapat hadir tepat waktu.
Ayo Bergabung dengan LBB Privat Cendikia
Ingin mengasah kemampuan bahasa Inggris Anda lebih lanjut? Bergabunglah dengan LBB Privat Cendikia untuk mendapatkan pengajaran yang efektif dan materi pembelajaran yang disesuaikan dengan kebutuhan Anda. Jadikan pembelajaran bahasa Inggris Anda menyenangkan dan bermanfaat!
Tersedia dari kelompok kelas, SD, SMP, SMA dan juga umum. Sehingga para orang tua tidak perlu khawatir dengan pendidikan bahasa inggris anaknya.
